Podnikanie je komplexná záležitosť a sledovať všetky procesy môže byť časovo náročné a neefektívne. Ako vám v tom pomôže ERP systém?
Umožní vám spravovať napríklad marketing, plánovanie, zásoby a personalistiku, všetko na jednom mieste.
Čo je to ERP systém a ako ho správne vybrať a využívať, vám priblíži dnešný článok.
Vyzkoušejte náš ERP systém
i pro vaše podnikání.
Čo je to ERP systém
Skratka ERP je z anglického Enterprise Resource Planning, slovenská definícia ERP je teda plánovanie podnikových zdrojov###5###. Ide o počítačový systém pre vašu firmu, ktorý integruje všetky procesy potrebné na správne riadenie podnikania. Pomocou softvéru ERP vytvoríte aplikáciu, alebo viac aplikácií, ktoré spolu navzájom komunikujú, pre riadenie interných záležitostí.
Výhody ERP systému
Centralizovaná správa dat
ERP systémy umožňují centralizované ukládání dat a informací, což znamená snadný přístup k nim a zabraňuje ztrátě nebo duplikaci.
Zvýšení efektivity
Díky automatizaci řady manuálních procesů, které jinak zaberou hodiny času, se můžete vy nebo vaši zaměstnanci věnovat jiným záležitostem.
Lepší plánování a kontrola
Technologie usnadní lepší plánování a kontrolu procesů v rámci organizace. Zjednoduší tak třeba tvorbu projektových plánů, sledování zásob a zajištění správné komunikace mezi odděleními.
Zlepšení výkonu
Díky snížení nákladů spolu se zvýšením produktivity vám zbyde více času na vylepšování kvality produktů a služeb. Zaměstnanci zvládnou díky automatizaci více úkolů za méně času a prioritou se tak může stát rozvoj vašeho podnikání.
Lepší zákaznický servis
ERP systém vám pomůže lépe porozumět potřebám zákazníků a umožňují rychleji a efektivněji reagovat na jejich požadavky, díky efektivní komunikaci s CRM systémem.
Flexibilita
ERP systémy jsou obecně velmi flexibilní a mohou být přizpůsobeny specifickým potřebám organizace.
Lepší rozhodování
Díky ERP funkcím jako budou mít vaše týmy přístup k úplným a aktuálním informacím, což umožňuje efektivnější rozhodování a management.
Vyzkoušejte náš ERP systém
i pro vaše podnikání.
Kľúčové vlastnosti ERP systému
Účtovníctvo a finančné riadenie:
- Správa fakturácie a platieb
- Analýza finančných dát a reportovanie
- Riadenie účtovania a rozpočtovania
- Plánovanie cash flow a kontrola financií
- Riadenie daňových povinností a správa daní
Predaj a zákaznícky servis:
- Správa databázy zákazníkov a ich kontaktov
- Správa objednávok a fakturácia
- Riadenie kampaní a marketingových akcií
- Sledovanie predajných výsledkov a výkonnosti predaja
- Analýza údajov o zákazníkoch a ich nákupných návykoch
- Riadenie reklamácií a vrátenie tovaru
Správa zásob a dodávateľského reťazca:
- Správa skladových zásob a sledovanie stavu zásob
- Riadenie objednávok a prijatie tovaru od dodávateľov
- Sledovanie dodávok a doručovanie tovaru zákazníkom
- Analýza nákladov na skladovanie a logistiku
- Plánovanie zásob a riadenie dodávateľských vzťahov
Riadenie ľudských zdrojov
- Správa zamestnancov a ich údajov vrátane platov a benefitov
- Plánovanie pracovných síl
- Sledovanie dochádzky zamestnancov
- Údaje o výkone a hodnotení zamestnancov
- Riadenie školenia a rozvoja zamestnancov
- Správa zamestnaneckých dokumentov a administratívy
Vyzkoušejte náš ERP systém
i pro vaše podnikání.
Výber správneho ERP systému pre vaše podnikanie
Posúdenie obchodných potrieb a požiadaviek
Najdôležitejším krokom je získať jasný prehľad o nárokoch, ktoré musí ERP systém spĺňať. To zahŕňa požiadavky na funkcie, ako sú správa zákazníkov, zásob, finančných záznamov, riadenie ľudských zdrojov a ďalšie. Ďalej je potrebné zvážiť aj špecifické požiadavky vyplývajúce z veľkosti firmy, ako je napríklad cena a jednoduchosť používania.
Porovnanie rôznych ERP systémov
Keď máte jasnú predstavu o vašich obchodných potrebách a požiadavkách, môžete začať s porovnávaním rôznych ERP systémov, ktoré sú dostupné na trhu. Existujú riešenia pre malé aj väčšie firmy, takže je dôležité venovať čas výberu toho vhodného pre vás. Poobzerajte sa po rôznych dodávateľoch a dohodnite si stretnutie, na ktorom zistíte, čo vám vedia ponúknuť.
Možnosti integrácie s existujúcimi systémami
Ak už máte interné aplikácie, ktoré používate, je dôležité zvážiť, či ich nový ERP systém bude vedieť integrovať. Ak toto nie je možné, je potrebné počítať s vynaložením relatívne veľkého množstva času a nákladov na implementáciu.
Zváženie najlepších ERP systémov
Je dôležité venovať pozornosť recenziám a hodnoteniam, skúste vyhľadávať názory podobných podnikateľov, ako ste vy sami. ERP systém, ktorý využíva veľká firma, nebude najskôr vhodný pre malý podnik. Zároveň sledujte návrhy a názory expertov na komunikáciu, IT, alebo manažment.
Vyzkoušejte náš ERP systém
i pro vaše podnikání.
Úlohy implementácie ERP systému
Čo je potrebné urobiť, kým bude ERP pripravený na použitie? Myslieť musíte predovšetkým na dve veci.
Integrácia s existujúcimi systémami
Ak vaša firma už má nejaké systémy, ako sú napríklad účtovný softvér, alebo CRM, je dôležité zabezpečiť, aby boli dáta z nich prenositeľné do nového ERP. Integrácia zabezpečuje, že dáta sú synchronizované a že všetky systémy spolupracujú a komunikujú. Naplánujte, aké dáta chcete preniesť a identifikujte integračné body, teda miesta, kde k prenosu dát dôjde. Integračným bodom môže byť napríklad API, rozhranie pre prenos súborov alebo priame pripojenie k databáze. Vždy pred prenosom dát zabezpečte dostatočné zabezpečenie proti neoprávnenému prístupu, aby ste ochránili prípadné citlivé informácie.
Priebežná údržba a podpora
Po nasadení ERP systému je dôležité mať k dispozícii podporu pri jeho údržbe, najčastejšie vo forme expertnej pomoci. To zahŕňa aktualizácie softvéru, testovanie, bezpečnostný audit, a ďalšie zásahy, ktoré by mohli byť potrebné. Takéto služby môže zabezpečovať externý IT špecialista, vaše IT oddelenie, alebo dodávateľ. Aktualizácia bude väčšinou smerovať na opravu rôznych chýb, alebo vylepšenie či rozšírenie existujúcich funkcií. Bezpečnostný audit by ste nemali podceniť obzvlášť ak váš ERP systém pracuje s osobnými údajmi, v takýchto prípadoch býva žiaduce ho vykonávať aj pravidelne.
Najlepšie postupy pre implementáciu ERP systému
Ide o náročný proces, ktorý si vyžaduje starostlivú prípravu a dobré plánovanie. Aby ste zvládli implementáciu bez problémov, riaďte sa nasledujúcimi tipmi:
- Vypracujte jasný plán projektu: Projektový plán by mal zahŕňať stanovenie cieľov, časového harmonogramu, rozpočtu, zdrojov a zodpovedností. Je tiež dôležité, aby projektový plán bol flexibilný a zohľadňoval zmeny, ktoré sa môžu objaviť počas procesu. Stanovte napríklad, aké dáta budete prenášať a kto za bude mať prenos na starosti, alebo akým spôsobom budete školiť zamestnancov.
- Správna komunikácia a školenie: Komunikácia so zamestnancami naprieč firmou by mala byť priebežná a včasná, aby boli všetci informovaní o zmenách a nových procesoch. V prvom rade informujte tých členov tímu, ktorí v súčasnosti najviac pracujú s existujúcimi systémami, napríklad pre správu dát, alebo účtovníctvo, a budú prechádzať k novému ERP systému. Kým niektorí zamestnanci môžu mať prirodzenejší vzťah k technológiám, iní sa môžu s novými funkciami a procesmi zoznamovať pomalšie. Zorganizovanie špecializovaného školenia môže tiež pomôcť zlepšiť efektivitu implementácie a minimalizovať budúce komplikácie spôsobené prípadnou ľudskou chybou.
- Spolupráca medzi oddeleniami: Každé oddelenie by malo mať jasnú predstavu o tom, ako presne bude ERP systém využívaný v rámci jeho činnosti. Ak bude mať implementácia vplyv na doterajšiu formu spolupráce medzi dvomi oddeleniami, mal by byť vyhradený priestor na objasnenie prípadných otázok a identifikáciu možných nedostatkov. Nepodceňte tiež stanovenie kompetencií a zodpovedností, ktoré jednotlivým oddeleniam prislúchajú, aby nedochádzalo k zmatkom v agende.
- Priebežné sledovanie a zlepšovanie: Vďaka monitorovaniu bude možné zlepšovať systém tam, kde je to potrebné. To zahŕňa priebežné testovanie, hodnotenie výkonu a poskytovanie spätnej väzby zamestnancom aj dodávateľovi. Okrem toho by mali byť priebežne hodnotené výkonnostné ukazovatele a spätná väzba zamestnancov a dodávateľov by mala byť zohľadnená pri plánovaní ďalších úprav či aktualizácií.
