AutoCRM – nástroj Business Process Management
Nástroj Business Process Management (BPM) poskytuje možnosť modelovať a automatizovať obchodné procesy v AutoCRM. Nástroj BPM je k dispozícii v rozšírení Advanced Pack.
Rozdiel od nástroja Workflows
Nástroj Workflows je určený na automatizáciu jednoduchých obchodných pravidiel bez položiek sekvenčného toku, keď nie je potrebné tok graficky zobrazovať.
Nástroj BPM je určený pre zložitejšie obchodné toky, kde môžu existovať:
- Divergujúce a konvergujúce toky – umožňuje rozvetvenie procesov
- Oneskorenie vykonávania – časovo riadené úlohy
- Užívateľské interakcie – zapojenie ľudských aktérov do procesu
Zobrazenie vývojového diagramu robí obchodný proces pre človeku zrozumiteľnejším a ľahšie spravovateľným.
Procesné vývojové diagramy
Odkaz na vývojové diagramy procesu je k dispozícii na paneli Administratívy. Je možné ho tiež pridať ako kartu na navigačnom paneli.
Kľúčové vlastnosti vývojových diagramov:
- Určené na modelovanie obchodných procesov
- Správca môže vytvárať a upravovať vývojové diagramy
- Bežní používatelia môžu iba prezerať vývojové diagramy
- Každý diagram má špecifický typ entity (pole Target Type)
- Obsahuje prvky vývojového diagramu a spojenia medzi prvkami
Dôležité upozornenie: Ak má vývojový diagram procesu nezaškrtnuté pole „Je aktívne“, nebude inicializovať inštancie procesu.
Pre zobrazenie podrobností a parametrov určitého prvku vývojového diagramu stačí naň kliknúť. V režime úprav budete môcť upravovať parametre.
Procesy – inštancie obchodných procesov
Procesy sú k dispozícii na paneli pre Administratívu. Odkaz je možné tiež pridať ako kartu na navigačnom paneli.
Čo je proces:
- Proces predstavuje inštanciu obchodného procesu
- Keď je spustený, získa status „Spustené“
- Po dokončení procesu získa status „Ukončené“
- Vykonáva sa podľa vývojového diagramu
- Vývojový diagram sa po spustení procesu už nemôže zmeniť
- Proces povinne súvisí s jediným cieľovým záznamom
Spôsoby spustenia procesov
Procesy je možné spustiť tromi spôsobmi:
- Automaticky – na základe konkrétnych podmienok, signálu alebo plánovania popísaných vo vývojovom diagrame. Toto je hlavná metóda spustenia.
- Ručne – Používateľ musí kliknúť na tlačidlo „Spustiť proces“ v zobrazení zoznamu procesov alebo v podrobnom zobrazení záznamu z otváracieho zoznamu v pravom hornom rohu.
- S pravidlom Workflow – akcia „Spustiť proces BPM“ umožňuje odovzdať súvisiaci záznam ako cieľ procesu.
Vizualizácia stavu procesu
Prevedenie procesu je vizualizované farbami zvýrazňujúcimi uzly toku:
- 🟢 Zelená – spracovaná (dokončené úlohy)
- 🟡 Žltá – čaká na vybavenie
- 🟣 Fialová – prebieha (aktívne úlohy)
- ⚫ Šedá – zlyhala (chybné stavy)
Riadenie vykonávania procesu
Obmedzenie súbežnosti: Súčasne môže byť aktívny iba jeden proces pre rovnaký cieľový záznam a vývojový diagram. Ak máte viac počiatočných udalostí, po spustení jednej z nich budú ostatné ignorované, kým je proces aktívny.
Manuálne riadenie procesu:
- Proces môže byť zastavený ručne užívateľom s prístupom „upraviť“
- Možnosť zastavenia cez rozbaľovaciu ponuku vedľa tlačidla Upraviť
- Ručné odmietnutie alebo prerušenie nevybavených a aktívnych uzlov toku
- Riadenie cez panel Protokol v podrobnom zobrazení procesu
Pokročilé funkcie:
- Ručné spustenie toku z ľubovoľného prvku už spusteného procesu
- Pokračovanie vo vykonávaní po prerušení
- Možnosť spustiť tok z konkrétneho bodu procesu
Vlastné odstránenie procesu
Proces BPM môžete nastaviť tak, aby sa automaticky odstránil po dokončení:
- Pridajte úlohu typu „Aktualizovať záznam procesu“
- Do vzorca pridajte:
odstránené = 1; - Proces sa po dokončení automaticky vymaže
Sekvenčný tok
Sekvenčný tok je znázornený ako plná šípka a označuje presné poradie, v ktorom budú prvky procesu vykonané. Tvorí základnú kostru celého workflow procesu.
Podmienky v BPM procesoch
Podmienené udalosti, exkluzívne a inkluzívne divergujúce brány majú podmienky, ktoré určujú priebeh a smerovanie procesu.
Kontrola podmienok je možná pre:
- Záznam cieľa – hlavný objekt, na ktorý sa proces vzťahuje
- Súvisiace záznamy – záznamy prepojené cez vzťahy medzi entitami
- Záznamy vytvorené procesom – nové dáta generované počas behu procesu
- Záznamy úloh užívateľa – umožňuje kontrolu rozlíšenia a stavu úloh
Výhody Business Process Management
Efektivita a automatizácia:
- Eliminácia ručných úloh a chybovosti
- Štandardizácia obchodných procesov
- Lepšia kontrola a dohľad nad procesmi
- Možnosť optimalizácie na základe dát
Transparentnosť a sledovateľnosť:
- Vizuálny prehľad o stave procesov
- Detailné protokolovanie krokov
- Identifikácia úzkych miest v procesoch
- Možnosť analýzy výkonnosti
Záver
Nástroj Business Process Management v AutoCRM predstavuje pokročilé riešenie pre automatizáciu a vizualizáciu obchodných procesov. Umožňuje firmám:
- Optimalizovať procesy – eliminovať zbytočné kroky a zvýšiť efektivitu
- Zlepšiť kontrolu – mať prehľad o všetkých bežiacich procesoch v reálnom čase
- Znížiť chybovosť – automatizáciou sa minimalizujú ľudské chyby
- Škálovať podnikanie – štandardizované procesy sa ľahšie rozširujú
S kvalitným nástrojom BPM v AutoCRM budete mať opraty svojho podnikania pevne v rukách a dokážete reagovať na zmeny trhu s väčšou flexibilitou a rýchlosťou.
Odporúčame vyskúšať demo verziu AutoCRM a presvedčiť sa o možnostiach, które vám Business Process Management môže ponúknuť pre váš biznis.
