Top 11 DMS pre Vašu firmu

Hľadáte vhodný spôsob, ako mať stále prehľad o dokumentácii a administratíve? Potom sa ponúka zvoliť správny DMS (document management system). Čo presne to je, aké DMS sú k dispozícii a podľa čoho vyberať? Na to sa pozrieme v dnešnom článku.

Majte prehľad v papierovaní a dokumenty vždy po ruke.

Definícia a vysvetlenie DMS – 4 časté otázky

Čo je DMS (Document Management System)?

DMS (Document Management System) je softvér, ktorý slúži na centralizovanú správu a organizáciu dokumentov a súborov v digitálnej podobe. Umožňuje ľahko vyhľadávať, zdieľať, upravovať a ukladať dokumenty a súbory v digitálnej podobe.

Prečo je DMS systém dôležitý?

Systém správy dokumentov je dôležitý v dnešnej digitálnej dobe, pretože umožňuje ukladať a spravovať veľké množstvo digitálnych súborov. DMS zjednodušuje administratívne úkony, ako napríklad vedenie evidencií, a zvyšuje celkovú efektivitu práce. Vďaka DMS je možné tiež lepšie zabezpečiť dokumenty a súbory pred neoprávneným prístupom alebo stratou.

Systém správy dokumentov zahŕňa rôzne funkcie, vrátane nahrávania dokumentov, triedenia a organizácie, indexovania, vyhľadávania, prístupových práv, riadenia verzií a zdieľania dokumentov. Tieto funkcie pomáhajú organizáciám centralizovať dokumentáciu a súbory a zvyšujú celkovú efektivitu práce. DMS dokážu komunikovať s vašim ERP systémom, a zaistiť tak správny tok informácií.

Aké druhy DMS existujú?

Existujú tri hlavné typy DMS, cloudové, on-premise a hybridné riešenie. Cloudové DMS umožňujú ukladanie a správu dokumentov v cloude, čo umožňuje ľahkú prístupnosť a flexibilitu, ale môže vyvolať otázky ohľadom zabezpečenia dát. On-premise DMS sú umiestnené v internej infraštruktúre organizácie, čo umožňuje väčšiu kontrolu nad dátami, ale môže byť nákladnejšie a menej flexibilné. Hybridné DMS sú kombináciou oboch typov a umožňujú organizáciám vybrať si najlepšie riešenie pre svoje potreby.

Kľúčové vlastnosti DMS?

• Ukladanie a vyhľadávanie dokumentov: DMS umožňuje jednoduché ukladanie dokumentov do centrálneho umiestnenia a rýchle vyhľadávanie dokumentov pomocou rôznych kritérií, ako sú napríklad kľúčové slová, názvy súborov alebo dátum vytvorenia.
• Kontrola verzií: DMS udržuje rôzne verzie dokumentov a umožňuje používateľom pristupovať k rôznym verziám, ak je to potrebné. To pomáha zaistiť, aby každý mal prístup k najnovšej verzii dokumentu.
• Kontrola prístupu a zabezpečenia: DMS umožňuje správcovi nastaviť oprávnenia pre prístup k dokumentom zabezpečiť tak k citlivé informácie.
• Spolupráca a tímová práca: DMS umožňuje používateľom zdieľať dokumenty a pracovať na nich spoločne v reálnom čase. To pomáha urýchliť spoluprácu a zlepšiť produktivitu.
• Automatizácia pracovných postupov: DMS automatizuje rôzne pracovné postupy, ako sú napríklad schvaľovacie procesy, upozornenie na nové dokumenty alebo revízie.
• Vyhľadávanie a indexovanie: DMS zjednodušuje indexovanie a triedenie dokumentov podľa rôznych kritérií, čo uľahčuje ich vyhľadávanie a organizáciu.

Výhody používania DMS

Čo vám DMS prinesie mimo prehľadnejšej dokumentácie a prečo by ho mala mať každá firma?

Zvýšená efektivita a produktivita:

• Možnosť jednoduchého vyhľadávania a rýchleho zdieľania dokumentov
• Uľahčenie projektového riadenia
• Automatizácia pracovných postupov a zníženie času potrebného na administratívnu úlohu

Vylepšené zabezpečenie dokumentov a súkromia:

• Ochrana pred stratou alebo krádežou dokumentov
• Kontrola prístupu a zabezpečenie dokumentov pred neoprávneným prístupom
• Možnosť vytvárať zálohy a zabezpečenie obnovy dokumentov v prípade havárie

Lepšia organizácia a dostupnosť dokumentov:

• Centrálne úložisko dokumentov a jednoduchá organizácia
• Rýchla a jednoduchá správa verzií a histórie dokumentov
• Možnosť prístupu k dokumentom z akéhokoľvek zariadenia a odkiaľkoľvek

Posilnená spolupráca a tímová práca:

• Možnosť zdieľať dokumenty a spolupracovať v reálnom čase
• Jednoduchá komunikácia a zdieľanie informácií
• Výsledkom je aj lepšia zákaznícka skúsenosť, obzvlášť pri skĺbení s najlepšími CRM

Zníženie papierového odpadu a dopadu na životné prostredie:

• Zníženie spotreby papiera a ďalších tlačových materiálov
• Ukladanie dokumentov v digitálnej podobe a zníženie množstva fyzických archívov
• Zníženie emisií CO2 spojených s výrobou a dopravou papiera

Zlepšite administratívu po všetkých stránkach a modernizujte správu dokumentov vo vašej firme.

Výber správneho systému správy dokumentov

Pri výbere správneho systému správy dokumentov (DMS) je dôležité vziať do úvahy niekoľko faktorov:

• Požiadavky a potreby organizácie: Najdôležitejším faktorom je určiť, čo vlastne od DMS potrebujete. Je potrebné zvážiť, aké typy dokumentov a súborov vaša organizácia spravuje, aké funkcie sú potrebné, aký veľký objem dát sa bude ukladať, aké sú požiadavky na zabezpečenie, atď.
• Cena: Je potrebné zvážiť celkové náklady na implementáciu a prevádzku DMS, vrátane nákladov na softvérovú licenciu, hardvér, údržbu, školenia a podporu.
• Škálovateľnosť: Organizácia by mala zvážiť, či je DMS dostatočne škálovateľný pre budúce potreby a rast organizácie. Je potrebné zistiť, či DMS umožňuje ľahké pridávanie užívateľov, ukladanie dát a funkčností v priebehu času.
• Užívateľská prívetivosť: DMS by mal byť ľahko použiteľný a užívateľsky prívetivý, aby minimalizoval frustráciu a stratu produktivity. Užívatelia by mali byť schopní ľahko vyhľadávať, upravovať a zdieľať dokumenty a súbory.

Najlepší poskytovatelia DMS

1. AutoCRM

AutoCRM ponúka DMS ako súčasť svojho CRM riešenia. DMS umožňuje ukladať a spravovať rôzne typy dokumentov a ľahko ich zdieľať s ostatnými užívateľmi. Súčasťou DMS je tiež možnosť prideľovania prístupových práv a nastavenia notifikácií.

2. DocuWare

DocuWare je cloudové riešenie DMS, ktoré umožňuje ukladať a spravovať rôzne typy dokumentov vrátane faktúr, zmlúv a ďalších. DocuWare umožňuje prispôsobenie podľa potrieb organizácie, zahŕňa správu verzií a práva prístupu a taktiež umožňuje automatizáciu procesov.

3. Dropbox Business

Dropbox Business je obľúbený cloudový nástroj pre správu a zdieľanie súborov, ktorý ponúka aj funkcie DMS. Dropbox Business umožňuje ukladať a spravovať rôzne typy dokumentov, zdieľať ich s ostatnými užívateľmi a nastavovať prístupové práva.

4. eFileCabinet

eFileCabinet je cloudové riešenie DMS, ktoré ponúka širokú škálu funkcií pre ukladanie, správu a zdieľanie dokumentov. Medzi tieto funkcie patrí indexovanie, riadenie verzií, prístupové práva, alebo digitálne podpisy.

5. Google Drive

Google Drive je obľúbený cloudový nástroj na ukladanie a zdieľanie súborov, ktorý tiež ponúka funkcie DMS. Google Drive umožňuje ukladať a spravovať rôzne typy dokumentov, nastavovať prístupové práva a spravovať verzie dokumentov.

6. Alfresco

Alfresco je open-source platforma pre správu dokumentov, umožňuje ukladanie, správu a zdieľanie a riadenie toku dokumentov.

7. M-Files

M-Files je DMS, ktorý ponúka funkcie pre jednoduchú správu verzií, schvaľovanie dokumentov a riadenie prístupových práv.

8. Box

Box je cloudový DMS systém, umožňuje ukladanie a zdieľanie súborov v rôznych formátoch a riadenie prístupu k nim.

9. Zoho Docs

Zoho Docs je online platforma pre správu dokumentov, ktorá umožňuje ukladanie, zdieľanie a spoluprácu na rôznych typoch dokumentov.

10. OneDrive for Business

OneDrive for Business je cloudová platforma, prostredníctvom ktorej je možné zdieľať a ukladať rôzne typy súborov. Obsahuje aj funkcie spolupráce na dokumentoch v reálnom čase.

Realizácia systému DMS

Realizácia systému správy dokumentov (DMS) je proces, ktorý vyžaduje správne plánovanie, prípravu, implementáciu a údržbu.

Dodržte nasledujúce kroky:

• Analýza potrieb – vyhodnotenie vašich požiadaviek a potrieb v oblasti správy dokumentov.
• Výber vhodného DMS – vyberajte DMS, ktorý je najvhodnejší pre vaše potreby, a ktorý vám umožní dosiahnuť vaše ciele.
• Testovanie – testujte nový systém a overte jeho funkčnosť. Identifikujte prípadné problémy a zabezpečte ich riešenie.
• Školenie zamestnancov – zabezpečte, aby vaši zamestnanci boli školení v používaní nového systému.
• Údržba a podpora – zabezpečte priebežnú údržbu a podporu pre váš nový systém. Pravidelne overujte, či DMS stále vyhovuje vašim potrebám.

Dbajte na nasledujúce postupy:

• Štandardizácia
• Indexovanie
• Kontrola prístupu a zabezpečenia
• Automatizácia pracovných postupov
• Integrácia s ďalšími systémami

Získajte ešte dnes všetky výhody spojené s DMS a užite si špičkovú organizáciu.

S kvalitným programom CRM budete mať opraty svojho podnikania pevne v rukách.

Najprv si však skúste testovaciu jazdu! Pozrite sa, ako môžete spravovať svoje obchodné záležitosti a záležitosti zákazníkov pomocou demo verzie systému AutoERP.